در شرکت‌های کوچک و متوسط، مدیریت فایل و اسناد معمولاً روی پوشه‌های اشتراکی ویندوز (Windows File Share) انجام می‌شود؛ روشی سنتی که با خطراتی مانند حمله باج‌افزارها، حذف تصادفی فایل‌ها، به‌هم‌ریختگی ساختار پوشه‌ها و نبود تاریخچه تغییرات همراه است. نرم افزار بایگانی اسناد و مدیریت جلسات «بایگانیار» دقیقاً برای رفع همین چالش‌ها طراحی شده است تا یک فضای فایل سازمانی امن، ساختاریافته و پیشرفته را روی سرور داخلی شرکت شما مستقر کند.
چرا شرکت‌ها به جایگزینی برای شیرفولدر ویندوز نیاز دارند؟
پوشه‌های اشتراکی ویندوز برای کارهای روزمره ساده مناسب هستند، اما با افزایش تعداد کاربران و حساسیت اسناد، نقاط ضعف آن‌ها آشکار می‌شود:
نبود نسخه‌بندی خودکار: با ذخیره شدن یک فایل، نسخه قبلی بدون بازگشت overwritten (بازنویسی) می‌شود.
آسیب‌پذیری در برابر باج‌افزارها: به محض آلوده شدن یک سیستم کلاینت، تمام فایل‌های روی شبکه رمزگذاری می‌شوند.
دسترسی‌های پیچیده و غیرقابل ردیابی: مدیران شبکه کنترل دقیقی روی اینکه چه کسی چه فایلی را باز کرده یا حذف کرده ندارند.
بایگانیار چیست و چگونه کار می‌کند؟
بایگانیار یک سامانه قدرتمند مدیریت اسناد (DMS) و فضای فایل سازمانی است که به‌صورت On-Premises (نصب روی سرور داخلی شرکت) پیاده‌سازی می‌شود. این سامانه به شما اجازه می‌دهد تمام اسناد، مدارک، قراردادها و صورتجلسات سازمانی را در یک بستر متمرکز، امن و سریع مدیریت کنید؛ بدون نیاز به اینترنت یا سرویس‌های ابری خارجی.
امکانات و ویژگی‌های کلیدی نرم افزار بایگانی اسناد بایگانیار
مدیریت جامع اسناد و پرونده‌ها: دسته‌بندی هوشمند اسناد با قابلیت جستجوی سریع تمام‌متن و پیوست‌های سازمانی.
مدیریت جلسات و مصوبات سازمانی: ثبت دقیق جزئیات جلسات، دعوت‌نامه‌ها، دستور جلسات و مصوبات مرتبط با هر پروژه یا دپارتمان به همراه آرشیو امن صورتجلسات.
اتصال مستقیم به‌عنوان درایو شبکه : کاربران می‌توانند بدون نیاز به محیط وب و دقیقاً مانند درایوهای ویندوز، فایل‌ها را باز کنند، ویرایش نمایند و ذخیره کنند.
نسخه‌بندی خودکار: هر بار که فایلی ویرایش یا ذخیره می‌شود، نسخه جدید ایجاد شده و نسخه قبلی با یک کلیک قابل بازیابی است.
کنترل دسترسی پیشرفته: تعیین سطوح دسترسی دقیق برای هر کارمند، دپارتمان یا نقش سازمانی (مشاهده، ویرایش، حذف یا دانلود).
گزارش‌گیری و ممیزی کامل: ثبت دقیق اینکه چه کسی، در چه تاریخی و چه تغییری روی اسناد یا جلسات ایجاد کرده است.
پیش‌نمایش امن فایل‌ها: مشاهده فایل‌های PDF، تصاویر و اسناد آفیس مستقیماً در مرورگر بدون نیاز به دانلود اجباری.
مناسب برای شرکت‌های ۳ تا ۱۰۰ کاربر
بایگانیار با معماری بهینه، سبک و امن خود، به‌طور ویژه برای شرکت‌ها و سازمان‌های متوسط و کوچک (۳ تا ۱۰۰ کاربر) توسعه یافته است که به دنبال نظم‌دهی به اسناد، آرشیو دیجیتال امن و مدیریت حرفه‌ای جلسات خود هستند.
برای دریافت مشاوره تخصصی، استعلام قیمت و هماهنگی جهت راه‌اندازی نرم‌افزار بایگانی اسناد بایگانیار در شبکه داخلی شرکت خود، همین حالا با تیم پشتیبانی لن‌مستر تماس بگیرید یا درخواست مشاوره ثبت کنید.
