راه اندازی مرکز تلفنی ویپ (VoIP)، استفاده از یک فناوری مبتنی بر اینترنت برای ارسال و دریافت تماس‌های تلفنی است که با استفاده از پروتکل‌های اینترنت (IP) عمل می‌کند. این فناوری به شرکت‌ها و سازمان‌ها امکان می‌دهد تا سیستم تلفنی خود را به صورت دیجیتال و با کیفیت بالا اداره کنند.
مرکز تلفن ویپ چیست؟
مرکز تلفنی ویپ یا VoIP (Voice over Internet Protocol) به سیستم تلفنی اشاره دارد که از پروتکل‌های اینترنت برای انتقال تماس‌های صوتی استفاده می‌کند. این فناوری جایگزین سیستم‌های تلفن سنتی و شبکه‌های PSTN (Public Switched Telephone Network) شده است و به کاربران امکان می‌دهد تا از طریق اینترنت تماس‌های صوتی برقرار کنند.
چگونگی عملکرد مرکز تلفنی ویپ
در مرکز تلفنی ویپ، صدای آنالوگ به داده دیجیتال تبدیل شده و از طریق شبکه اینترنت ارسال می‌شود. هنگامی که یک فرد با استفاده از یک دستگاه تلفن IP یا نرم‌افزار VoIP تماس برقرار می‌کند، صدای او به روی بستر اینترنت به صورت پکت‌های داده به سمت مقصد (شماره تلفن مقصد) ارسال می‌شود.
در مقصد، این پکت‌های داده به صورت دوباره ترکیب و صدای اصلی بازسازی می‌شود و تماس بین طرفین برقرار می‌شود. مرکز تلفنی ویپ (VoIP) با ویژگی‌های پیشرفته‌ای که ارائه می‌دهد، در محیط‌های کسب و کاری و شخصی گسترده‌ای کاربردهای متنوعی دارد.
مرکز تلفنی VoIP یک سیستم پیچیده است که با استفاده از فناوری‌های شبکه و اینترنت، امکان برقراری و مدیریت تماس‌های صوتی را فراهم می‌کند. در زیر به عملکرد مراکز تلفنی ویپ می‌پردازیم:
۱. تبدیل صدا به داده
زمانی که یک فرد با استفاده از یک دستگاه تلفن VoIP تماس برقرار می‌کند، صدای او توسط تلفن به صورت داده‌های دیجیتال تبدیل می‌شود. این داده‌ها سپس به شکل پکت‌های داده (Data Packets) در طول انتقال از طریق شبکه اینترنت به مقصد ارسال می‌شوند.
۲. استفاده از پروتکل‌های اینترنت (IP)
در مرکز تلفنی VoIP، از پروتکل‌های اینترنت (IP) برای ارسال و دریافت داده‌ها استفاده می‌شود. این پروتکل‌ها مانند SIP (Session Initiation Protocol) برای برقراری و مدیریت تماس‌ها، RTP (Real-time Transport Protocol) برای انتقال صدا و ویدئو، و دیگر پروتکل‌های مرتبط که امکان ارتباط میان دستگاه‌های مختلف را فراهم می‌کنند.
۳. مدیریت و انتقال داده‌ها
پس از تبدیل صدا به داده و استفاده از پروتکل‌های اینترنت، داده‌ها به صورت پکت‌های داده (Data Packets) از طریق شبکه اینترنت به مقصد ارسال می‌شوند. این پکت‌های داده حاوی اطلاعات صدا هستند که در طول انتقال از توسط سرورها و تجهیزات شبکه مختلف رد و بدل می‌شوند.
۴. بازسازی صدا در مقصد
در مقصد، پکت‌های داده که حاوی اطلاعات صدا هستند، ترکیب و به صورت تدریجی به صدای اصلی که توسط فرد در ابتدا تولید شده بود بازسازی می‌شوند. این صدا به شکل معمولی از طریق دستگاه تلفن یا نرم‌افزار VoIP در مقصد شنیده می‌شود و تماس بین طرفین برقرار می‌شود.
۵. ویژگی‌های اضافی
مراکز تلفنی VoIP معمولاً امکانات و ویژگی‌های اضافی را نیز فراهم می‌کنند، از جمله:
صندوق پستی صوتی (Voicemail): امکان ضبط و دریافت پیام‌های صوتی برای کاربران.
انتقال تماس (Call Forwarding): امکان انتقال تماس‌ها به شماره‌ها و دستگاه‌های دیگر.
کنفرانس تلفنی (Conference Calling): امکان برگزاری تماس‌های چندنفره به صورت همزمان.
پیگیری وضعیت تماس (Call Monitoring): امکان بررسی و مانیتورینگ تماس‌ها برای کنترل کیفیت و مدیریت بهتر.
زمانی که به یک اینترنت پرسرعت، یک مودم و روتر مجهز باشید میتوانید از سیستم تلفنی ویپ استفاده کنید.
پیکربندی مرسوم ویپ شامل یک تلفن رومیزی و یک سرور ویپ(VOIP)، که در واقع یک ارائه‌دهنده سرویس ویپ است، می‌باشد. سیستم ویپ عملکردی به مراتب بهتر از تلفن خطی‌تان خواهد داشت، چرا که ویژگی‌ها و خدماتی به شما ارائه می‌دهد که تلفن خطی حتی قادر به رقابت با آن هم نیست.
از آنجا که ویپ یک سیستم اینترنت‌محور است، داده‌های شما به طور ایمن در شبکه ابری ذخیره می‌شود. شما میتوانید سیستم ویپ را از طریق یک داشبورد آنلاین مدیریت کنید. این داشبورد به کاربران اجازه تنظیم مخاطبان، شماره تلفن‌های تجاری، دایورت کردن تماس و افزودن شماره تلفن‌های جدید را می‌دهد.
احتمالاً شما از قبل برای سرویس اینترنت هزینه کرده‌اید؛ فارغ از اینکه از چه سیستم تلفنی‌ای استفاده می‌کنید. پهنای باند کابلی و فیبری به شما امکان استفاده از سرویس تلفن اینترنتی و در نتیجه توقف هزینه‌های شرکت‌های مخابراتی و تلفن خطی را می‌دهد. همچنان افزودن ویژگی‌هایی که برای کسب و کارتان حیاتی هستند در این سرویس به مراتب آسان‌تر است.
کاربردهای مرکز تلفنی ویپ (VoIP)
مرکز تلفنی ویپ (VoIP) با ویژگی‌های پیشرفته‌ای که ارائه می‌دهد، در محیط‌های کسب و کاری و شخصی گسترده‌ای کاربردهای متنوعی دارد. از امکانات این سیستم برای ارتباطات داخلی و خارجی بهره برداری می‌شود که باعث بهبود کارایی، کاهش هزینه‌ها، و افزایش انعطاف‌پذیری می‌شود. در زیر به برخی از کاربردهای مهم مرکز تلفنی VoIP پرداخته‌ایم:
ارتباطات داخلی در سازمان‌ها
تماس‌های داخلی رایگان: مرکز تلفنی VoIP به کاربران امکان می‌دهد که بدون هزینه‌های اضافی با همکاران خود در دفتر یا شعبه‌های مختلف تماس برقرار کنند.
ارتباطات چندرسانه‌ای: VoIP امکان ارسال فایل‌های چندرسانه‌ای (مثل تصاویر و ویدئو) در طول تماس را فراهم می‌کند که برای انتقال اطلاعات بیشتر و بهتر بین همکاران بسیار مفید است.
کاهش هزینه‌ها برای کسب و کارها
تماس‌های بین المللی: VoIP هزینه‌های تماس‌های بین المللی را به شدت کاهش می‌دهد، اغلب به قیمتی بسیار مناسب‌تر از تلفن‌های معمولی.
کاهش هزینه‌های نگهداری: نیاز به تجهیزات گران قیمت و مدیریت پیچیده‌تر برای تلفن‌های سنتی کاهش می‌یابد که منجر به کاهش هزینه‌ها می‌شود.
ارتباطات با مشتریان
مرکز تماس: برای شرکت‌ها و کسب و کارها، مرکز تلفنی VoIP به عنوان یک مرکز تماس مدرن و کارآمد عمل می‌کند که امکان برقراری تماس‌های خودکار، انتقال تماس به مشخصات مناسب، و مدیریت بهتر تماس‌ها را فراهم می‌کند.
پشتیبانی مشتریان: برای بسیاری از شرکت‌ها، VoIP ابزاری موثر برای پشتیبانی مشتریان است که امکان دسترسی سریع و آسان به تیم‌های پشتیبانی را فراهم می‌کند.
کاربردهای مخصوص صنایع خاص
صنایع بانکی و مالی: VoIP برای ارتباطات امن و موثر در صنایع بانکی و مالی بسیار مناسب است.
صنایع پزشکی و بهداشتی: در حوزه بهداشت و درمان، VoIP برای ارتباطات میان پزشکان، بیمارستان‌ها، و مراکز درمانی بکار می‌رود.
صنایع فروش و بازاریابی: VoIP به عنوان یک ابزار ارتباطی پیشرفته در فروش و بازاریابی استفاده می‌شود که امکان برقراری تماس‌های موثرتر و کنترل بیشتر را فراهم می‌کند.
سیستم تلفنی ویپ بر روی هاست ابری برای مقاصد تجاری
در نمودار شبکه‌ی زیر می‌توانیم ببینیم که یک سیستم تلفن ویپ هاست‌شده، دستگاه‌های زیادی، از جمله تلفن‌های همراه را مشمول می‌شود. این‌گونه می‌توان به ارتباط یکپارچه کاری دست یافت.
این رویکرد با عنوان سیستم ابری تلفن و یا “پی‌بی‌ایکس ابری” شناخته می‌شود. ادمین‌ها می‌توانند دسترسی‌ها و ویژگی‌های مختلف را برای هر کارمند مدیریت کنند. همچنین دسترسی به ویژگی‌های پیچیده و جذاب ویپ با یک اینترفیس آنلاین مقدور است.
وقتی یک کارمند با یک مشتری تماس می‌گیرد، تنها تلفن را برمی‌دارد و شماره می‌گیرد؛ طبق روال معمول. تلفنِ آی‌پی (یا اپلیکیشن) پیش از رسیدن به ارائه‌دهنده سرویس ویپ، از سوئیچ شبکه‌ی محلی منطقه (LAN) و روتر عبور می‌کند. از آنجا به بعد، ارائه‌دهنده ویپ تماس را برقرار می‌کند.
اگر مسیر شبکه به شخص گیرنده از سیگنال صوتی دیجیتال پشتیبانی کند، تماس با کیفیت بسیار بالا برقرار می‌گردد. در غر این‌صورت ارائه‌دهنده ویپ تماس را بر شبکه تلفن سوئیچ‌شده (PSTN) متصل می‌کند.
استفاده از یک سیستم ویپ هاست‌شده به همین سادگیست. به‌هرحال، برای کسب و کارهای توسعه یافته با سیستم‌های تلفنی پیچیده‌تر، نیازهای متفاوتی مطرح است.
اگر دفترتان از پی‌بی‌ایکس استفاده می‌کند، احتمالاً برای خط‌های تلفن ترانک‌شده نیز هزینه کرده‌اید. این خط‌های ترانک‌شده تماس‌های صوتی را از پی‌بی‌ایکس به شرکت تلفنی (مخابراتی) منتقل می‌کنند و اصلاً هم ارزان نیستند!
سیپ‌ترانک برای سیستم‌های تلفنی پی‌بی‌ایکس
در برخی موارد، شرکت‌ها به دلیل هزینه‌های جایگزینی خط‌های تلفن ثابت در هر دفتر، اسیر سیستم تلفن ترکیبی خود هستند. از آنجا که ویپ از سیپ (SIP) استفاده می‌کند، می‌توان از آن برای ایجاد چند خط تماس از طریق اینترنت استفاده کرد.
در نمودار زیر می‌بینید که سیپ‌ترانک تماس‌ها را از ارائه‌دهنده ویپ پذیرفته است. ورودی و خروجی تماس‌ها تا رسیدن به مقصد رویکردی مشابه دارد و به پی‌بی‌ایکس پیوند خورده است. مانند سوئیچ‌های محیطی قدیمی، “ترانک” به‌عنوان یک سوئیچ عمل کرده و داده‌ها را کنترل و سرریز می‌کند.
بارزترین مزیت سیستم ویپ برای کسب و کارهای بزرگ و کوچک وقتیست که از سیستم تلفن ثابت در محیط استفاده کنند. سیپ ترانک به شما اجازه می‌دهد سیستم‌های تلفن ثابت را با راهکارهای نوین ویپ ادغام کنید تا از شر اسراف‌های بیهوده راحت شوید.
سیپ ترانک برای هرگونه پی‌بی‌ایکسِ آی‌پی-محور کانال‌های سرویس صوتی در دسترسی فراهم می‌کند. سیپ ترانک در ازای ماهیانه 15 الی 20 دلار در ماه قابل اندازه‌گیری می‌باشد. تنظیم و آماده‌سازی آن‌ها هم چندان دشوار نیست. تنها لازم است به سادگی نام کاربری و گذرواژه سیپ را در اختیار پی‌بی‌ایکس‌تان قرار دهید.
استفاده از سیستم تلفنی ویپ در تلفن‌های همراه و اتصالات وای-فای
امروزه دیگر کارمندان در بند میزهایشان نیستند. در بسیاری مواقع کارمندان در سفر و یا دورکاری هستند و برای تماس با شرکت به یک اپلیکیشن ویپ روی تلفن همراهشان نیاز خواهند داشت.
ممکن است برخی دفترها قادر به استفاده از اِتِرنت (شبکه محلی کابلی) نباشند. اما سرعت ارتباطات وای-فای به شکل قابل ملاحظه‌ای ارتقا یافته است. هر چند اتصال با کابل بهنیه و امن تر است اما کارمندان می‌توانند از طریق اتصال وای فای آزادانه و فارغ از سیم و کابل از هر نقطه دفتر به برقراری تماس بپردازند.
استفاده از تلفن‌های آنالوگ برای استفاده در مرکز تلفن ویپ
برای استفاده از تلفن آنالوگ‌تان برای ویپ، نیاز به یک تبدیل تلفن آنالوگ (ATA) نیاز خواهید داشت. این تبدیل ویژگی‌ها و قابلیت‌های جدیدی به تلفن آنالوگ موجود خواهد افزود. در بسیاری از موارد، استفاده از تلفنِ سیپ مطلوب‌تر است، چرا که کارایی اصلی آن، کار با ویپ بوده و به طبع عملکرد بهتری خواهد داشت.
آیا می‌دانستید ماشین فکس‌تان ممکن است به درستی روی ویپ کار نکند؟ درست است. از آنجا که ویپ سیگنال صوتی را روی خط فشرده کرده و سپس به حالت عادی برمی‌گرداند، کُدِک‌ها بیت‌های اندکی را جهت رسیدن به حداکثر ثبات حذف می‌کنند. همچنین میتوانید از ATAهایی که مخصوصاً برای دستگاه‌ای فکس طراحی شده‌اند استفاده کنید. این تبدیل‌ها دستگاه‌تان را قادر به استفاده از تمام ویژگی‌های ویپ می‌سازد.
اگر ناچار به استفاده از تلفن‌های آنالوگ و دستگاه‌های فکس هستید، باید از سازگاری مبدل ویپ با دستگاه‌تان مطمئن باشید.
راه اندازی یک سیستم تلفن ویپ چقدر هزینه دارد؟
مجموع هزینه‌های یک سیستم تلفن ویپ به تلفن‌ها، وسایل جانبی، سرویسها و تنظیمات اولیه بستگی دارد. برخی شرکت‌ها هزینه‌ای جهت تنظیمات و فعالسازی دریافت نمی‌کنند و گاهی اوقات خدماتشان شامل پورت رایگان نیز می‌شود.
ویژگی‌های برتر مرکز تلفن ویپ
انعطاف‌پذیری (Flexibility): مرکز تلفنی VoIP امکانات انعطاف‌پذیری فراهم می‌کند که کاربران به راحتی می‌توانند تنظیمات تلفنی را تغییر دهند، از جمله افزودن یا حذف خطوط، تغییر شماره‌ها، و مدیریت امکانات اضافی مانند گروه‌های تماس و صندوق پیام.
کاهش هزینه‌ها (Cost Savings): استفاده از VoIP معمولاً هزینه‌های تماس‌های بین المللی و برقراری تماس‌های طولانی را به شدت کاهش می‌دهد. برای سازمان‌ها و شرکت‌ها که تعداد زیادی تماس روزانه دارند، این مزیت می‌تواند به خصوص مهم باشد.
امکانات پیشرفته (Advanced Features): مراکز تلفنی VoIP امکانات پیشرفته‌ای مانند تماس‌های همزمان، انتقال تماس، کنفرانس تلفنی، وبینارها، و امکانات مدیریتی پیشرفته را فراهم می‌کنند.
پشتیبانی از مکالمات چندرسانه‌ای (Multimedia Support): VoIP اغلب امکان ارسال داده‌های چندرسانه‌ای (مثل تصاویر و ویدئو) در حین تماس را فراهم می‌کند که برای ارتباطات تجاری و همکاری‌های انلاین بسیار مفید است.
پیش نیازهای راه اندازی مرکز تلفن ویپ
به راه انداختن سیستم ویپ برای کسب و کارتان فکر می‌کنید؟ از کجا مطمئن می‌شوید کسب و کارتان آمادگی‌اش را دارد؟!
پهنای باند شبکه
برای راه اندازی مرکز تلفن ویپ به یک اتصال قابل اعتماد مثل DSL، کابل، یا فیبر از ارائه‌دهنده سرویس اینترنت (IPS) نیاز خواهید داشت. پهنای باند موردنیاز برای ویپ حداقل 100 Kbps برای هر دستگاه است. بر اساس نوع داده و ویژگی‌های مورد استفاده، پهنای باند مورد نیاز از حد استاندارد بالاتر می‌رود.
تلفن‌ها و دستگاه‌ها
یکی دیگر از مهم‌ترین عوامل این است که مطمئن شوید دستگاه‌های مناسبی دارید.
الزامات برقراری تماس بر ویپ یک تلفن سیپ، یک تلفن مجازی، یا یک تبدیل تلفن آنالوگ می‌باشد. حال نگاهی مختصر به هر یک از این گزینه‌ها خواهیم داشت:
- تلفن سیپ: تمام تلفن‌های ویپ، تلفن سیپ هستند و بالعکس. این تلفن‌ها تماس را با استفاده از ارائه‌دهنده سرویس ویپ برقرار می‌کنند.
- تلفن‌های مجازی: اگر تلفن معمولی در اختیار ندارید میتوانید فقط کافیست یک اپلیکیشن برای برقراری تماس ویپ بر تلفن همراه، لپ‌تاپ و یا تلفن شخصی خود نصب کنید. این برنامه‌های ویپ اطلاعات تماس شما را جداگانه ذخیره می‌کنند. زیرا داده‌های صوتی مستقیماً از ارائه ارائه‌دهنده ویپ انتقال داده می‌شوند.
- تبدیل تلفن آنالوگ: اگر از دارندگان تلفن‌های آنالوگ هستید بدانید که جای هیچ نگرانی نیست. با یک تبدیل تلفن آنالوگ میتوانید تلفن‌تان را ارتقا دهید تا عملکرد خوبی روی ویپ داشته باشد. هرچند تمام ظرفیت‌های ویپ در این شیوه قابل استفاده نمی‌باشند اما همچنان خدمات قابل توجهی خدمت‌تان ارائه خواهد شد.
نکات مهم انتخاب سیستم تلفن ویپ مناسب هر کسب و کار
برای انتخاب سیستم تلفنی VoIP مناسب برای کسب و کار، مراحل و معیارهای زیر را در نظر بگیرید:
برآورد نیازهای کسب و کار
تعداد کارمندان و خطوط مورد نیاز: برآورد تعداد خطوط تلفنی مورد نیاز برای پوشش کارمندان و فعالیت‌های کسب و کار.
نیازهای ارتباطی: بررسی آیا نیاز به ویژگی‌های خاصی مانند کنفرانس تلفنی، انتقال تماس، و یا صندوق پستی صوتی دارید یا خیر.
بررسی وضعیت شبکه برای راه اندازی ویپ: آیا شبکه‌ی شما آماده برای استفاده از VoIP است یا نیاز به بهبود و ارتقاء دارد؟
انتقال تماس‌ها: آیا نیاز به انتقال تماس‌ها به داخلی‌ها یا شماره‌های دیگر دارید؟
سازگاری با نرم‌افزارهای دیگر: اگر نرم‌افزارهای مختلفی در کسب و کار استفاده می‌شود، امکان ادغام سیستم تلفنی با آن‌ها را بررسی کنید
مقدار بودجه برای راه اندازی سیستم تلفنی ویپ
هزینه نصب و راه‌اندازی: برآورد هزینه نصب و راه‌اندازی سیستم ویپ.
هزینه‌های ماهانه: هزینه‌های مربوط به اشتراک خطوط، نگهداری، ویژگی‌های اضافی و…
هزینه‌های تجهیزات: در نظر گرفتن هزینه‌های تجهیزات فیزیکی و نرم‌افزاری.
بررسی امکانات و ویژگی‌های مورد انتظار از سیستم تلفنی ویپ
صندوق پستی صوتی (Voicemail): ضروری برای ذخیره پیام‌های صوتی.
انتقال تماس (Call Forwarding): برای انتقال تماس‌ها به شماره‌ها و داخلی‌های مختلف.
کنفرانس تلفنی (Conference Calling): برای برگزاری جلسات و تماس‌های گروهی.
پیگیری وضعیت تماس (Call Monitoring): برای مانیتور کردن تماس‌ها و کنترل کیفیت.
امنیت مورد نیاز
رمزگذاری داده‌ها: برای حفاظت اطلاعات در حین انتقال.
مدیریت دسترسی: امکان مدیریت دسترسی به قسمت‌های مختلف سیستم.
بررسی وضعیت پشتیبانی و خدمات ارائه کنندگان
پشتیبانی فنی: امکان تأمین پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش.
آپدیت و نگهداری: مراقبت از سیستم و ارائه به‌روزرسانی‌ها و آپدیت‌های لازم.
ارائه‌دهندگان مختلف: بررسی امکانات و قیمت‌های ارائه شده توسط ارائه‌دهندگان مختلف VoIP.
نظرات و بررسی‌ها: مطالعه نظرات و تجربیات کاربران موجود درباره ارائه‌دهندگان مختلف.
خلاصه
با توجه به نیازها، بودجه، ویژگی‌ها، امنیت، پشتیبانی و مقایسه ارائه‌دهندگان، میتوانید سیستم تلفنی VoIP مناسب برای کسب و کار خود را انتخاب کنید. بررسی دقیق این موارد به شما کمک می‌کند تا تصمیم بهتری در انتخاب ویپ برای کسب و کارتان داشته باشید.